Déclaration relative à la protection de la vie privée

La société à responsabilité limitée X2com B.V., établie à 1785 Merchtem, Brusselsesteenweg 220 est responsable du traitement des données à caractère personnel tel qu’exposé dans la présente déclaration relative à la protection de la vie privée.

1.    COORDONNÉES :

X2com B.V.
Brusselsetseenweg 220
1785 Merchtem
www.x2com.be
+32 (0)2 670 00 00

X2com a bien conscience de l’importance de protéger vos données à caractère personnel. C’est pourquoi nous faisons tout pour traiter ces données de manière responsable, conformément à la législation applicable en matière de protection des données. 

Cette déclaration de confidentialité s'applique à tous les services de X2com et s'applique également à ClearVox Nexxt et à l'application ClearVox, développée et publiée par X2com B.V. Via l'application ClearVox, les utilisateurs peuvent communiquer par téléphonie cloud. Nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles. Dans cette déclaration, vous pouvez lire comment X2com B.V. traite vos données lorsque vous utilisez les services de X2com.

2.    DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS TRAITONS

X2com traite vos données à caractère personnel, car vous utilisez nos services et/ou parce que vous nous les avez vous-même fournies. Voici un relevé des données à caractère personnel que nous traitons :

Données administratives : 

• Prénom et nom 
• Sexe
• Coordonnées 
• Numéro de téléphone 
• Adresse e-mail
• Autres données à caractère personnel que vous fournissez activement, par exemple en créant un profil sur ce site Internet, dans le cadre d’une correspondance ou par téléphone
• Données relatives à vos activités sur notre site Internet  
• Numéro de compte bancaire
• Numéro IBAN
• Numéro BCE

Données sur le site Internet si vous n’êtes pas connecté :   

• Adresse IP 
• Page demandée 
• Version du navigateur 
• Système d’exploitation 
• Résolution d’écran

Une fois que vous êtes connecté, les données suivantes sont également enregistrées : 

• Adresse e-mail
• Mot de passe (sous forme codée)

3.    FINALITÉ ET FONDEMENT DU TRAITEMENT

X2com traite vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes : 

• Fournir des services de téléphonie et d’Internet 
• Traiter vos commandes 
• Traiter vos paiements
• Enregistrer les licences des logiciels 
• Envoyer notre bulletin d’information 
• Vous appeler ou vous envoyer un e-mail si notre prestation de services le nécessite 
• Vous informer des modifications apportées à nos services et produits 
• Vous permettre de créer un compte   
• Livrer des biens et services chez vous 
• X2com B.V. traite également des données à caractère personnel si la loi l’y oblige, notamment les données dont nous avons besoin pour notre déclaration fiscale ou l’enregistrement des numéros de téléphone.

4.    PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE

X2com ne prend pas de décisions sur la base de traitements automatisés pour des choses pouvant avoir des conséquences (importantes) pour des individus. Il s’agit ici de décisions prises par des programmes ou systèmes informatiques sans qu’une personne physique n’intervienne (par exemple, un collaborateur de X2com).

5.    DÉLAI DE CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

X2com ne conserve pas vos données à caractère personnel plus longtemps que strictement nécessaire pour réaliser les finalités pour lesquelles vos données ont été collectées. Nous appliquons les délais de conservation suivants pour les (catégories de) données à caractère personnel suivantes :

Données - Durée de conservation - Motif
Données personnelles - Jusqu’à 30 jours après résiliation - Correspondance
Coordonnées de l’entreprise - Imposé légalement - Livraison
Adress - Imposé légalement - Livraison
Numéro de compte + IBAN - Imposé légalement - Facturation
Numéro de BCE + TVA - Imposé légalement - Facturation
Site Internet - Jusqu’à 30 jours après résiliation - Contrôle des activités de l’entreprise
E-mail - Jusqu’à 30 jours après résiliation - Correspondance

6.    PARTAGE DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL AVEC DES TIERS

X2com ne vend pas vos données à des tiers et ne les fournit que lorsque cela s’avère nécessaire pour l’exécution de notre contrat avec vous ou pour se conformer à une obligation légale. Nous concluons un contrat de sous-traitance avec les entreprises qui traitent vos données pour notre compte, afin de veiller que ces entreprises garantissent un même niveau de sécurité et de confidentialité de vos données. X2com reste responsable de ces traitements.

7.    COOKIES OU TECHNIQUES SIMILAIRES

Un cookie est un petit fichier de texte enregistré sur votre ordinateur, tablette ou smartphone lors de votre première visite sur ce site Internet. Les cookies font partie de la spécification HTTP. Ce protocole est utilisé par toutes les personnes qui surfent sur un site Internet : il régit la communication entre notre serveur web et votre navigateur. X2com utilise uniquement des cookies techniques, fonctionnels et analytiques, qui ne violent pas le respect de votre vie privée. Les cookies que nous utilisons sont nécessaires pour le bon fonctionnement technique du site Internet et votre expérience. Ils permettent au site Internet de fonctionner correctement et retiennent notamment vos préférences. Ils nous permettent également d’optimiser notre site Internet. Vous pouvez refuser les cookies en paramétrant votre navigateur Internet de sorte qu’il n’enregistre plus de cookies. Vous pouvez également supprimer toutes les informations précédemment enregistrées via les paramètres de votre navigateur.

8.    COOKIES À DES FINS D’ANALYSE

X2com utilise Google Analytics, l’outil analytique de Google, pour enregistrer les statistiques relatives aux utilisateurs, afin de connaître les performances de notre site. Les données de Google Analytics sont conservées durant 14 mois après votre dernière utilisation de notre site. Tous les possibles transferts de données à caractère personnel entre X2com et Analytics ont été désactivés et nous avons également désactivé l’option permettant de lier l’affichage de publicités aux statistiques relatives aux utilisateurs. Nous ne pouvons pas mettre en lien les informations collectées et un individu. Ces informations sont destinées à nous permettre d’améliorer notre site. Si vous ne souhaitez pas que de tels cookies soient utilisés, Google propose un module complémentaire à ajouter au navigateur, qui vous permet de bloquer les cookies de Google Analytics. Vous le trouverez sur cette page pour IE11, Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari et Opera : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout Règles de confidentialité de Google Analytics : https://policies.google.com/privacy

9.    CONSULTATION, RECTIFICATION OU SUPPRESSION DES DONNÉES

Vous avez le droit de consulter, de faire rectifier ou de faire supprimer vos données à caractère personnel. Vous avez également le droit de retirer votre éventuel consentement au traitement de vos données à caractère personnel ou de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par X2com. Par ailleurs, vous avez droit à la portabilité de vos données. Cela signifie que vous pouvez introduire une demande auprès de nous pour que nous vous envoyions, à vous ou à une autre organisation de votre choix, les données à caractère personnel dont nous disposons à votre sujet sous un format informatisé. Vous pouvez introduire une demande d’accès, de rectification, d’effacement ou de portabilité de vos données à caractère personnel ou une demande de retrait de votre consentement ou vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel via privacy@x2com.be. Afin de vérifier que c’est bien vous qui introduisez la demande d’accès à vos données, nous vous demandons de joindre à votre demande une copie de votre preuve d’identité. Sur cette copie, masquez votre photo d’identité, la MRZ (zone de lecture automatique, bande avec les numéros en bas du passeport), le numéro de passeport et le numéro de registre national, afin de protéger votre vie privée. Nous répondrons au plus vite à votre demande et en tout cas dans les quatre semaines à dater de sa réception. X2com B.V. souhaite également vous informer de votre possibilité d’introduire une plainte auprès de l’autorité nationale de surveillance, à savoir l’Autorité de protection des données. Vous pouvez le faire via le lien suivant : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte

10.    MANIÈRE DONT NOUS SÉCURISONS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

X2com prend la protection de vos données très au sérieux et prend les mesures appropriées pour éviter tout violation, perte, accès non autorisé, divulgation non souhaitée et modification illicite.

X2com a pris les mesures suivantes pour sécuriser vos données à caractère personnel : 

Au niveau organisationnel, nous avons pris les mesures ci-après :   

• Tous les sous-traitants/collaborateurs ont suivi une formation sur le RGPD. 
• Des procédures de traitement des incidents ont été mises en place. 
• Une politique d’accès physique et logique a été mise en place aux différents niveaux dans l’environnement du sous-traitant pour éviter tout accès non autorisé.  
• Une politique d’authentification et des mots de passe a été mise en place pour éviter les connexions non autorisées et garantir le choix de mots de passe forts. 
• Des tests des vulnérabilités techniques sont régulièrement réalisés sur le réseau et les systèmes sous-jacents par une équipe de sécurité en interne. 
• Une procédure de mise à jour des applications a été mise en place. 

Au niveau technique, nous avons pris les mesures ci-après :   

• Cryptage HTTPS des services web 
• Certificats SSL de CA généralement acceptés 
• Nom d’utilisateur personnel avec mots de passe pour les collaborateurs
• Pare-feu pour Internet
• Antivirus sur les postes de travail, ordinateurs portables et serveurs (lorsqu’applicable)  
• Cryptage du disque sur les ordinateurs portables
• Back-up réguliers des données des systèmes 
• Aucun back-up en dehors du réseau physique (câblé et sécurisé) 
• Enregistrement détaillé des événements sur les systèmes dans des journaux

Si vous avez l’impression que vos données ne sont pas correctement sécurisées ou que des signes indiquent leur utilisation abusive, veuillez contacter le service Customer Care ou privacy@x2com.be.